НАЧАЛО ЦИТАТЫ__________________________
(Роман Калугин "Законы выдающихся людей")
Умение распоряжаться временем
Самый ценный ресурс, которым вы обладаете — время. Получение человеком времени в полное распоряжение — это поистине ежедневное чудо. Вы встаете утром, и ваш кошелек волшебным образом уже наполнен 24 часами нерукотворной материи жизни. Но в отличие от денег, время нельзя похитить. И никто не получает его больше или меньше. В царстве времени нет ни богатых, нет ни бедных. Даже гений никогда не получит в награду лишнего часа в сутки. Не возможно потратить время в долг, так как не возможно тратить время завтрашнего дня. Не правда ли время — это чудо?
Очень часто люди с одинаковыми способностями выходят на поле конкуренции с одинаковым уровнем полномочий и доходов. Однако десять лет спустя, оказывается, что одни люди зарабатывают в пять или в десять раз больше остальных. Они занимают шикарные офисы и обладают широкими полномочиями. Их глубоко уважают и высоко ценят сотрудники и коллеги. У них хорошая жизнь, красивые дома, счастливые семьи. Все подобные люди обязательно обрели полный контроль над своим временем, они осознали, что управление временем является центральным в их жизни.
Время, как и деньги, может иметь ценность именно потому, что оно ограниченно: каждому из нас жизнь отводит в день по 86400 секунд. «Потерянное время уже найдешь» (Б. Франклин). Научившись правильно распоряжаться временем, мы получаем стратегию для выработки новых реакций, которые прибавят целые часы к каждому нашему дню. Используйте каждую минуту, потому что в противном случае вы теряете ее! А потерянное время исчезает навсегда. Никогда не хватает времени сделать все, но всегда достаточно времени сделать самые важные вещи.
Если вы не приучите себя к организованности, то вам придется смириться с тем, что вы никогда не будете работать на себя. Всегда вопреки вашей воле будет человек, призванный мотивировать вас, выдавать задания и контролировать ход их выполнения. Вы всегда будете подчиненным, ведь любой организатор, в первую очередь обуздал себя.
Освоив и практикуя предлагаемые методы управления временем, вы сразу же помчитесь по жизни с гораздо большей скоростью, вы начнете делать больше на работе и в личной жизни, причем делать быстрее, чем прежде.
Секрет 1. Многое из того, что можно сделать, делать не нужно
Заниматься чем‑то другим, когда не решена самая главная задача, — пустая трата времени. Как ложкою меда легче подсластить чашку чая, а не озеро, наши усилия эффективны только тогда, когда они сосредоточены на приоритетных вещах.
Наихудший вариант использования времени — это делать очень хорошо то, что не нужно делать вообще или то, что не имеет важности. Чтобы это предотвратить, нужно ежедневно пересматривать приоритеты деятельности. При установлении приоритетов значимость какой‑либо деятельности может быть измерена через потенциальные последствия ее выполнения или невыполнения. Если не располагать по приоритетности дела какого‑либо дня, то все дела кажутся одинаково важными. Вы не оцениваете вклад тех или иных ваших действий, поэтому можете действовать неэффективно. Только поэтому, может к концу дня может оказаться, что вы ужасно устали, не сделав при этом ни одного важного дела.
Выдающиеся люди обладают навыком делать в первую очередь приоритетные дела и делать их как можно лучше. Их не смущает то, что многие из дел высшей категории, как правило, не могут по своей природе быть выполнены хорошо. Отчасти это объясняется тем, что многие из них никогда прежде не осуществлялись ими или организацией, в которой они работают.
Способность выбрать для себя самый высокий приоритет и затем вести работу в направлении этой высокоприоритетной цели, пока она не будет окончательно достигнута, — основное испытание и одновременно мера вашей силы воли, самодисциплины и твердости характера. Выработать у себя подобную привычку труднее всего, но она же и наиболее важна, если вы действительно хотите добиться большого успеха.
Обычно мы тратим время одним из предлагаемых четырех способов.
ТАБЛИЦА РАСПРЕДЕЛЕНИЯ ВРЕМЕНИ
СРОЧНО
НЕ СРОЧНО
ВАЖНО
I. ДЕЯТЕЛЬНОСТЬ
1. Кризисы.
2. Неотложные проблемы.
3. Проекты на грани срыва.
II. ДЕЯТЕЛЬНОСТЬ
1. Профилактика, действия по поддержанию баланса
2. Установление прочных отношений.
3. Поиск новых возможностей.
4. Планирование, отдых.
НЕВАЖНО
III. ДЕЯТЕЛЬНОСТЬ
1. Помехи — например, звонки.
2. Корреспонденция, разные сообщения.
3. Встречи.
4. Ближайшие мероприятия.
5. Популярные занятия.
IV. ДЕЯТЕЛЬНОСТЬ
1. Мелочи, отнимающие много времени.
2. Корреспонденция.
3. Звонки.
4. Бестолковые посещения.
5. Праздное времяпрепровождение.
Как видно из таблицы, есть две главных характеристики человеческой деятельности — СРОЧНОСТЬ и ВАЖНОСТЬ. Срочные дела требуют, чтобы ими безотлагательно занялись. Они как бы шлют сигнал: «Немедленно! Сейчас же!»; управляют нами, словно марионетками. Яркий пример — звонок телефона. Подавляющее большинство людей ни за что не позволят телефону трещать, сколько вздумается.
Можно часами подбирать материалы по какой‑нибудь теме, обработать их, тщательно оформить и отправиться к начальнику, но если в то время, когда вы находитесь в кабинете, зазвонит телефон, ему сразу же будет отдано предпочтение перед вами.
Немногие, если им нужно позвонить, скажут посетителю: «Подождите пятнадцать минут, я сейчас освобожусь». Зато если звонят им самим, эти люди спокойно продержат вас в ожидании столько же времени — пока не закончат разговор.
Как правило, срочные дела зримы, сразу бросаются в глаза. Они оказывают на вас давление, взывают к немедленным действиям. Связанная с ними деятельность встречает всеобщее понимание и одобрение. Они, эти дела, постоянно маячат у вас перед глазами.
Они чаще всего легки и приятны; выполнять их — одно удовольствие! Но как часто они абсолютно не важны!
Понятие ВАЖНОСТИ напрямую связано с результатом. Если что‑то действительно важно, оно вносит существенный вклад в реализацию вашей жизненной миссии, «работает» на ваш нравственный идеал, приоритеты и цели.
СРОЧНЫЕ дела требуют нашей РЕАКЦИИ. Тогда как ВАЖНЫЕ, НО НЕ СРОЧНЫЕ, требуют проявления инициативы, ПРОАКТИВНЫХ действий, направленных на поиски возможностей. Если мы не учимся видеть значимость своих действий, не обладаем ясным представлением о действительно важных вещах и целях, нам легко поддаться соблазну переключиться на что‑нибудь более срочное.
Рассмотрим четыре квадранта на таблице распределения времени. Квадрант I — это область СРОЧНЫХ И ВАЖНЫХ дел. Здесь мы имеем дело с важными результатами, требующими срочного внимания. Их обычно называют КРИЗИСАМИ, или ПРОБЛЕМАМИ. Всем нам время от времени приходится с ними сталкиваться. В сферу Квадранта I вовлечено великое множество специалистов по критическим ситуациям, людей с кризисным мышлением, привыкших балансировать над бездной.
Сколько бы вы ни суетились в Квадранте I, отдавая ему уйму времени и сил, он будет беспрерывно расти, и наконец вы почувствуете себя целиком и полностью в его власти. Это все равно что плавать в шторм: вы отчаянно барахтаетесь, но волна следует за волной — и, словно щепку, выбрасывает вас на берег.
Некоторых людей проблемы захлестывают буквально каждый день. Единственная радость — побег в мир НЕ ВАЖНЫХ И НЕ СРОЧНЫХ дел квадранта IV. Если обратиться к таблице, можно сказать, что 90% своего времени эти люди проводят в Квадранте I, а оставшиеся 10% — чуть ли не целиком в Квадранте IV. Деятельность Квадрантов II и III присутствуют в их жизни в ничтожных количествах.
РЕЗУЛЬТАТЫ:
Постоянный стресс.
Самосожжение.
Кризисное мышление.
«Вечный бой» и тушение пожаров.
Другие посвящают львиную долю своего времени СРОЧНОМУ, НО НЕ ВАЖНОМУ Квадранту 3 — при этом они уверены, что находятся в Квадранте 1. Они беспрестанно расходуют мыслительную и иную энергию на срочные дела, полагая, что срочное — и есть важное.
В действительности срочность этих дел зачастую диктуется приоритетами и ожиданиями других людей.
РЕЗУЛЬТАТЫ:
Кратковременный эффект.
Кризисное мышление.
Репутация хамелеона.
Взгляд на цели и планы как на что‑то, не имеющее смысла.
Ощущение себя беспомощной жертвой.
Поверхностные или плохие отношения с окружающими.
Люди, чья жизнь проходит в основном в Квадрантах 3 и 4, ведут себя безответственно.
РЕЗУЛЬТАТЫ.
Вопиющая безответственность.
Частые увольнения.
Зависимость от других — нуждаются в моральной и материальной поддержке.
Эффективные люди, то есть способные добиться жизненного успеха, держатся подальше от Квадрантов 3 и 4, потому что это область не важных дел — срочных или не срочных. Они также стремятся свести к минимуму деятельность Квадранта 1, посвящая львиную долю своего времени Квадранту 2.
Квадрант 2 — сердцевина, основа основ продуктивного образа жизни. Это — область НЕ СРОЧНЫХ, НО ВАЖНЫХ дел. Сюда относятся: создание прочных отношений с окружающими; написание индивидуальной программы, перспективное планирование, подготовка и профилактика — все то, что, как мы знаем, должно быть сделано, но чего мы под разными предлогами не делаем: это ведь «не горит».
Эффективные люди ищут не проблем, а возможностей, не оправдывают себя сложностью ситуации, а заняты поисками выхода. Они развивают в себе способность предвидения, просчитывают комбинацию на много ходов вперед. В их жизни также случаются авралы, но крайне редко. Они стараются поддерживать баланс, концентрируя усилия на важных, но не срочных делах Квадранта 2, тем самым закладывая прочный фундамент будущего успеха.
Кем бы вы ни были — студентом, рабочим на конвейере, домохозяйкой, модельером или президентом компании, — я убежден: проанализировав содержание Квадранта 2 и развив в себе проактивность, вы добьетесь таких же результатов. Ваша деятельность станет гораздо более плодотворной.
Возьмем афоризм из области архитектуры: «Форма задается функцией». Точно так же менеджмент определяется руководством. То, как вы тратите время, зависит от приоритетов. Если они согласуются с принципами и вашей жизненной целью — миссией, если глубоко пустили корни в ваши ум и сердце, вы станете смотреть на деятельность Квадранта 2 как на естественную для себя и настолько увлекательную, что на нее не жалко времени.
Трудно, почти невозможно устоять перед соблазном соскользнуть в Квадрант 4 — если только в груди не пылает огромное, категорическое «ДА!» Только обладая способностью к самоанализу, позволяющей подвергнуть ревизии свою индивидуальную программу, а также воображением и совестью, чтобы создать новую, основанную на верных принципах, программу, которой вы от всей души скажете: «Да!» — только тогда вы сможете, употребив силу воли, с улыбкой сказать «нет» всему, что не важно.
Развивая парадигму квадранта 2, вы разовьете свои организаторские способности и построите каждую неделю вашей жизни на основе высших приоритетов. Ваши слова не будут расходиться с делами. Вы не будете ни от кого и ни от чего зависеть и добьетесь огромного успеха.
Секрет 2. Определить четкие сроки выполнения работы
Выполнение задания требует столько времени, сколько его есть.
Лорд Ф. Честерфилд написал: «Никто не сомневается в справедливости того, что чем меньше у нас дел, тем меньше времени находится на то, чтобы их выполнить. Человек зевает, медлит — он может приняться за дело тогда, когда пожелает, и, следовательно, редко вообще что‑либо делает. В то же время тот, у кого множество дел, должен засучивать рукава — и тогда у него находится достаточно времени на то, чтобы все успеть»
Многим людям трудно приняться за работу, если они не видят перед собой ее окончания, некоего завершающего момента. Цель без определенного срока, скорее всего, никогда не будет достигнута. Крайний срок всегда помогает завершить работу. Неосуществленные планы порождают чувство беспомощности и собственной неполноценности. Крайний срок или назначенная дата говорят вам, когда может быть достигнута ваша цель.
Не имея крайнего срока, вы можете выдохнуться, скача по ровной и зачастую унылой пустыне неоформленных мыслей и бессмысленных действий. Правильно назначенный срок окончания работы может стать буквально путеводной нитью — он спасет вас от блуждания по равнинам, у которых не видно ни конца, ни края. И подобно путеводной нити, крайний срок привязывает вас к цели и помогает вам приручить ваше время, таланты и возможности и применить их там, где они будут наиболее полезны. Крайний срок побуждает сосредоточить силы на тех интересах, которые имеют для вас наибольшую ценность. Сроки выполнения могут стать путеводной нитью, которая определит ваш успех.
Секрет 3. Планирование деятельность каждого дня
Планирование экономит время. Каждая минута, потраченная на планирование, экономит десять минут исполнения. Чтобы составить план работы на день, требуется 10‑12 минут. Эта затрата экономит вам 100‑120 минут исполнения, что увеличивает продуктивность использования времени на два часа в день, то есть на 25% повышает вашу ежедневную производительность. Хорошим помощником в этом служит органайзер.
Используйте свои биологические часы. Каждый из нас имеет периоды поднятия и спада производительности в течение дня. Определите, когда у вас максимум активности, и на это время запланируйте свою самую тяжелую работу.
Планирование на неделю надежнее обеспечивает равновесие и имеет гораздо больше смысла, чем ежедневное планирование. Недаром традиция давным‑давно выделила неделю в качестве самостоятельной единицы времени. Бизнес, образование, культура и другие виды человеческой деятельности привычно оперируют в рамках недели, предназначая одни дни для продуктивной деятельности, а другие — для отдыха либо творчества.
Секрет 4. Не откладывать на завтра то, что можно сделать сегодня
Особенность успешных людей: они действуют в соответствии с принятыми решениями, они не ждут завтра, чтобы сделать то, что можно закончить сегодня. Может существовать множество причин, по которым человеку не следует откладывать свои действия. Например, если проблемы не решать по мере возникновения, то они имеют тенденцию в дальнейшем становиться серьезнее, их решения — сложнее. Мелкие затруднения, которые решаются быстро и позитивно, как правило, не разрастаются до крупных трудностей. Это как, если небольшой порез сразу же обработать, то он быстро заживает. Не выплаченные вовремя долги могут вырасти процентами и стать серьезной обузой. Делая сегодня все возможное для того, чтобы жизнь стала лучше, вы обеспечиваете более спокойное и надежное завтра. Ключом может стать анализ того, что необходимо сделать немедленно и как можно сделать так, чтобы не нанести ущерб другим областям жизни.
Секрет 5. Разделять и властвовать
Общий знаменатель любой успешной деятельности — фокусирование на непосредственно возникающей деятельности и выделение приоритетов. Обособляйте важное от неотложного — и уделяйте время тому и другому. Разбивайте любую крупную задачу на серии мелких задач и начинайте действовать. В начале деятельности не особо волнуйтесь о том, как вы достигните целей. Методы придут сами собой. Ответы материализуются, когда факты будут собраны. Ваши задачи будут разделены на совокупность целей‑действий.
Секрет 6. Правило Парето
Существует эффективная и неэффективная деятельность. Некоторые из вещей, которыми вы занимаетесь, позволяют вам добиться намного большего, чем вы добились бы, потратив такое же время на другую деятельность.
Итальянский экономист В. Парето открыл закономерность 80/20: за первые 20% лимита времени человек достигает 80% результата, а оставшиеся 80% — всего лишь 20% результата.
80% затраченной энергии производят только 20% эффекта.
20% ваших возможностей, потраченных на карьеру, дают 80% результата.
Даже если эмпирическая теория 80/20 верна только частично, представьте, что будет, если из менее эффективных 80% отнять какое‑то время и ресурсы и прибавить к более эффективным 20%. Каждый процент более эффективных затрат даст на 5% больше результатов.
Проследите за тем, что вы делаете и что получаете в результате. Вы заметите определенные закономерности. Например: «Я потратил одинаковое время на А и Б, но Б дало в два раза больше результатов». Когда вы это заметите, возьмите немного времени от А и передайте Б. И посмотрите, что произойдет. Конечно же, от А вы получите еще меньше, зато от Б намного больше. Самый быстрый способ добиться того, чтобы вам платили больше и продвигали по службе быстрее — уделять больше времени тому, за что вам конкретно платят. Данный секрет управления временем также говорить о том, начинать делать дела класса «А», то есть самые важные, нужно прямо сейчас.
Что это за 80% времени, потраченных «впустую»? Вероятно, многие из вас не раз с энергией занимались пустяковыми делами (чтобы получить удовлетворение оттого, что вы хорошо с ними справляетесь), в то время как гораздо более важные дела простаивали, потому что вы боялись приступить к ним, не справиться с ними или сделать их плохо. Наведение порядка в письменном столе и выполнение простеньких заданий может временно доставить вам большее удовлетворение, чем работа над важным делом, выполнение которого чревато напряжением и огорчениями. Возьмем наведение порядка в письменном столе. Вряд ли это будет вашим делом «А», если только завалы на вашем столе не сделали невозможной работу на нем. Однако, так как это дело легкое, и его результаты станут сразу же очевидными, то вы готовы потратить на наведение порядка на столе лишние несколько минут без особой необходимости, вместо того, чтобы встать из‑за стола и направиться в отдел кадров, чтобы разрешить острую и скандальную проблему по поводу открывшейся вакансии.
Прежде чем начать что‑то новое, нужно покончить с чем‑то старым. Нужно прекратить делать то, что не имеет для вас ценности. Нужно постоянное спрашивать себя: «Что я могу сократить или вообще перестать делать?»
Повышайте эффективность своего труда, наращивая свою квалификацию. Задайте себе вопрос: «Какой навык окажет наиболее позитивное влияние на вашу карьеру, если вы овладеете им?», «Недостаток какого умения сдерживает вас?»
Секрет 7. Выполнять работу по мере поступления
Если вы относитесь к числу тех людей, кто впадает в панику перед приближением экзамена или проверки на работе, ободритесь. Регулярно повторяя свои записи и задавая вопросы по непонятным моментам сразу же, когда вы только заметили, что их не понимаете, вы можете заметно уменьшить свои муки. Когда к учению подходят разумно, то не появляется необходимость проводить бессонные ночи, отказываться от отдыха и всех развлечений. Привычка к регулярным занятиям может избавить вас от зубрежки, которая не дает хороших результатов из‑за паники.
Постоянные усилия более результативны, чем внезапные лихорадочные атаки. Спокойное движение к цели предотвращает образование клубка проблем, которые так часто возникают тогда, когда множество мелких вопросов, требующих внимания сходятся вместе. Ежедневно делая все, что можете, вы часто экономите силы для того, чтобы в будущем их можно было эффективно потратить на обучение и продвижение вперед. Постепенное продвижение к цели комфортно и позволяет иметь запас сил на случай непредвиденных осложнений.
Что заставляет нас откладывать дела на будущее? Многие говорят, что пока по‑настоящему не будут знать, пока что‑то не проясниться, то не будут ничего(!) делать, чтобы не ошибиться. Но ведь нет различия между знанием и действием! Значит, такие люди всю жизнь не будут действовать! Никогда не говорите: посмотрим, как получится.
Как побороть страх перед некомпетентностью, мешающий начинать любое дело? Определите, в каких проблемах вы не достаточно разбираетесь, поищите помощи, ведь от ожидания ситуация не меняется. Определите, какая информация вам нужна, составьте список. Впрочем, до работы не надо знать все, чтобы ее начать. Лучше оставаться безынициативным и закрывать двери в лучшую жизнь?
Секрет 8. Не прерывать деятельность
Один из лучших способов сократить работу — не делать ее дважды, то есть сразу доводить ее до конца. Если вы беретесь за какое‑то дело, а потом несколько раз откладываете его и принимаетесь снова, это существенно увеличивает количество времени, необходимое для выполнения этой задачи. Ведь все, что было отложено, прервано, придется снова переварить, прочитать, войти в такт и курс дела — а этим вы крадете свое время. Зачем что‑то делать дважды? Возьмите себе за правило, взяв какую‑либо работу, делать ее по возможности целиком, не откладывая даже пустяшные мелочи завершения в долгий ящик. В результате вы увидите, что экономите много времени, способны выполнять огромное количество работы. Чем больше аналогичных задач вы решаете, там меньше времени вам потребуется времени для выполнения каждой последующей задачи такого рода.
Ставя перед собой большие задачи и целенаправленно концентрируясь на них до их полного решения, со временем вы вырабатываете в себе важнейшую привычку доводить дело до конца. Вы программируете свое подсознание таким образом, что оно ищет большие задачи, потому что знает, как вы будете довольны после их завершения. Ведь, всякий раз, когда вы завершаете крупное дело, вы чувствуете прилив энергии, энтузиазма и самоуважения. Вы чрезвычайно довольны собой. Вы ощущаете себя победителем.
Секрет 9. Каждый из нас идет к большой цели постепенно, шаг за шагом
Обычно эти шаги невелики. Всякий раз, когда мы откладываем очередной шаг на будущее, движение вперед останавливается, а цель может отодвинуться еще дальше. Следуя совету не откладывать на завтра, мы можем добиться упорядоченного и уверенного движения к той цели, которую мы себе поставили!
Просто удивительно, каким плодотворным может оказаться недолгий период времени в течение дня, если спешить им воспользоваться, и не тратить впустую. Часто бывает, что те, у кого больше всего времени, используют его наименее эффективно. Один час в день, если его постоянно отводить на изучение чего‑то интересного, приносит неожиданные запасы знаний.
Секрет 10. Исполнять то, что задумано немедленно!
Делайте дело, когда увидите его!
Ваши планы на жизнь могут остаться только мечтами, если вы будете бездействовать. Глупец тот, кто видит, как огромная волна надвигается на него с моря, но продолжает бездействовать — рано или поздно она унесет его в открытое море. Только действия придают вам силу и предоставляют великие возможности. Никто ничего не сделает за вас. Ваши честолюбивые планы перестанут быть мечтами бездельника лишь в том случае, если вы выработаете решимость действовать. Совершать что‑либо всегда опасно, но ждать пока все само свалится тебе в руки — еще хуже, чем потерпеть неудачу. Лучше делать что‑нибудь и ничего не платить, чем платить и ничего не делать.
Наука действия — в действии. Используйте самомотиватор «сделай это немедленно». Когда действие желательно, скажите себе: «сделай это немедленно», — и сразу беритесь за дело. Сделайте своей привычкой реагировать на это самомотиватор. Пока вы живы, никогда не говорите себе «сделай это немедленно», если за этим не последует реальное действие.
Секрет 11. Устранять отвлекающую деятельность
Примером такой деятельности могут служить обязательства, которые вам не нужны. Не берите на себя обязательства, которые вам не нужны. Научитесь говорить: «Нет, я не думаю, что смогу. Если что‑то измениться я позвоню». Если вы не научитесь говорить нет, то будете говорить, что ваш язык — ваш враг.
То, что мы с вами имеем, — результат ежеминутного выбора: «Что сейчас делать?» Мы либо рискуем и движемся вперед к цели, либо не рискуем и выбираем комфорт. Большинство людей чаще всего выбирают комфорт. И в итоге — либо жизненный опыт, либо набор готовых предлогов, либо результаты, либо всяческие причины, либо блеск славы, либо всевозможные «но». Одни имеют то, что хотят, другие — длинный список рациональных доказательств, почему у них этого нет.
Совсем не обязательно отвлекающее вас должно быть негативно по своей природе. Напротив, это могут быть чудесные возможности: встреча с друзьями, поездки, приемы, знакомства, легкие деньги и так далее. Но, независимо от их природы — позитивной или негативной, — это все отвлекающие факторы. Если то, что вы делаете, не ведет вас к намеченной цели, то это отвлекающий фактор.
Всякий раз, когда возникает отвлекающий фактор, спросите себя, чего вам хочется больше: достигнуть цели или реализовать новую возможность. Конечно, так жить сложно. Целью может быть создание новой книги, что потребует от вас провести несколько вечеров в поисках. В какое сравнение могут идти писательские муки с веселой вечеринкой, на которую вас пригласили? Здесь нужен точный вопрос: «Что для вас важнее — книга или вечеринка?», а не «что для вас приятней в данный момент — скучный поиск или вечеринка?» После того как вам тысячу раз придется выбирать между работой и развлечением, у вас может оказаться огромная коллекция вечеринок либо книга. Помните, что все имеет цену.
Подобный выбор приходится делать каждый день, каждый час, каждую минуту. Если вы намерены достичь большего, объявите ваши причины беспочвенными, предлоги непростительными и избавьтесь от всех «но». Это называется умением определять приоритеты деятельности. Разделяйте ваши желания и ваши потребности.
Помните, что ваша внутренняя мотивация должна быть важнее внешней. Будьте разумным человеком! Честолюбие и желание — главные факторы, задействованные в акте успешной концентрации.
Секрет 12. Эффект «швейцарского сыра»
В большинстве случаев, когда человек избирает краткосрочные и легкие дела третьей приоритетности «В», он так поступает именно потому, что они являются краткосрочными и легкими. Вам надо сделать так, чтобы «неподъемное дело А‑1» стало конкурентоспособным по сравнению с делами «В». Но каким образом? Допустим, вы подсчитали, что на составление бюджета для вашего отдела вам потребуется пятьдесят часов, а до начала обеденного перерыва у вас осталось всего десять минут. Очевидная невозможность найти сегодня пятьдесят часов может заставить вас отложить начало этого проекта до завтрашнего дня. Но и завтра у вас опять не найдется пятидесяти часов. По этой причине вы будете откладывать каждый день, пока не приблизится наступление крайнего срока, и тогда вам придется предпринимать отчаянные усилия, чтобы завершить вашу работу. В результате она будет выполнена вами кое‑как, потому что вы будете делать ее в спешке.
Самое главное для того, чтобы поставить «неподъемное дело А‑1» под контроль — это начать работать над ним сразу же, как только вы поняли, что оно является для вас «делом А‑1». Лучшим способом сдвинуть это дело с места будет превращение «неподъемного дела А‑1» в «швейцарский сыр». Для этого вам надо проделать «дырки» в этом деле. Такими «дырками» являются «задания немедленного исполнения».
«Задание немедленного исполнения» требует пять минут или меньше того, но завершив его вы проделаете небольшую «дырку» в вашем «неподъемном деле А‑1». Поэтому в течение десяти минут до обеда у вас есть время для двух задании немедленного исполнения. Для того, чтобы определить, какими могут быть эти два задания, вам следует: 1) составить список возможных заданий немедленного исполнения, и 2) распределить их в порядке значимости.
Вот какие «дырки» вы можете проделать в «неподъемном деле» подготовки бюджета: 1) получить экземпляр прошлогоднего бюджета; 2) составить список людей, с которыми вам надо связаться при подготовке бюджета; 3) договориться о совещании по подготовке бюджета; 4) пообедать с сотрудником и в ходе обеда поручить ему часть работы по подготовке бюджета.
При составлении списка «заданий немедленного исполнения» необходимо учитывать, что эти задания следует ограничивать теми делами, которые можно начать быстро и легко; все эти дела должны быть так или иначе связаны с «неподъемным делом А‑1».
Что значат пять минут? Главной предпосылкой для осуществления метода «швейцарского сыра» является возможность начать что‑нибудь делать, когда у вас есть всего лишь пять минут. Как только вы начали дело, то получили возможность продолжать его. Например, вас так может заинтересовать чтение своего досье, что вы можете провести за этим занятием сорок пять минут прежде, чем почувствуете, что вы хотите есть. «Швейцарский сыр» может вам заменить обед, хотя и не калорийный, но приносящий гораздо больше удовлетворения.
Вполне возможно, что начало работы заведет вас в тупик. Например, вы вызовете кого‑то для разговора по бюджету и обнаружите, что этого человека сегодня на работе нет. Тем не менее вы можете ощутить удовлетворение, что сегодня вы сделали свою долю работы по этому проекту. Может быть, вас даже обрадует такой удобный предлог для отсрочки «неподъемного дела». Такое начало нельзя считать удачным. «Швейцарский сыр» предполагает начало деятельности.
Но если вас постигла неудача, проявите терпение и ждите следующего мгновения. Постарайтесь придумать другое «задание немедленного исполнения» и выполните его.
Не пытайтесь дважды «выесть» одну и ту же «дырку» из «сыра». Если вы попытались осуществить «задание немедленного исполнения» и оно завело вас в тупик, то следующим вашим шагом должен стать немедленный поиск другого подобного задания. И помните: из одной «дырки» нельзя сделать «кусок швейцарского сыра». Потребуется осуществить много «заданий немедленного исполнения» прежде, чем ваше дело «А‑1» наберет инерцию движения.
Метод «швейцарского сыра» привлекателен тем, что не имеет значения, какое «задание немедленного исполнения» вы избираете. Важно лишь, чтобы: 1) оно было легким — чем легче, тем лучше; 2) было связано с «неподъемным делом А‑1». При этом не имеет никакого значения степень вклада этого задания в реализацию дела «А‑1». Главное — привести его в движение. Даже незначительные усилия начинают это движение.
Метод «швейцарского сыра» иногда позволяет сделать существенные сдвиги даже в реализации сложного проекта. После того, как вы сделали десяток «дырок» в «неподъемном деле А‑1», вы сможете с радостью обнаружить, что задача оказалась гораздо легче, чем вы ожидали. Возможно вы обнаружите, каким образом можно поручить выполнение этого дела другому человеку. Или же вы узнаете, как можно сократить выполнение этого дела. Или же окажется, что работа над этим делом легка и доставляет вам радость. Может быть, единственное, что от вас требуется — это разбить вашу «неподъемную» задачу на вполне «подъемные» части и после того, как вы «поднимете» эти отдельные частички, вы без труда сумеете собрать воедино общую конструкцию.
Секрет 13. Выносливость
Одним из ключевых моментов правильного использования времени является выносливость, умение доводить начатое до конца. Прогресс зависит от усердия и упорства. В спортивных состязаниях часто становится победителем не тот, кто самый способный игрок, а тот, кто лучше финиширует.
Выносливость — важный фактор достижения личного успеха, как в бизнесе, так и в других отраслях нашей жизни. Часто мы принимаем решение: регулярно делать зарядку, похудеть, разумно питаться. Однако принятое решение часто бывает забыто, потому что у нас не хватает упорства, которое необходимо для достижения любой цели.
Существует множество благоприятных шансов, когда мы могли бы развить наши таланты. Но улучшить свои умения можно только с помощью усердной практики, постоянных занятий. Поэтому необходимо принять решение развить в себе самодисциплину и не отступать, пока цель не будет достигнута. Бывают моменты, когда мы подвергаемся соблазну потратить время на интересы, которые дарят нам сиюминутное удовольствие, забывая о долгосрочных приоритетах. Не допускайте этого! Если мы по‑настоящему хотим реализовать весь наш потенциал, мы должны иметь решимость и приготовиться терпеть, чтобы хорошо финишировать в жизненном забеге.
Секрет 14. Работая работать, отдыхая отдыхать
Смешение этих двух занятий ничего не дает! Нужно прекратить обманывать себя, делая и то, и другое вместе. Если вы работаете и отдыхаете одновременно, то вы не можете испытывать всей радости, которую вам дарит большое достижение в работе, а с другой стороны, вы не способны насладиться полным избавлением от забот, которое дарит нам только полный отдых.
Обычно работы становится больше, как только мы выделяем больше времени, чтобы с ней справиться. Многие люди работают ровно столько, сколько записано у них в должностной инструкции. Некоторые работают столько, сколько достаточно, чтобы их не уволили. Другие стараются делать вообще как можно меньше усилий на работе. Никому не нравится ленивый нытик, который прячется по углам, в то время как другие делают всю работу. Но такие люди могут способствовать вашему продвижению по службе, если вы будете от них выгодно отличаться.
Пусть вас не пугает то, что вы должны работать больше, чтобы справиться с конкуренцией. Вам, вероятно, и не придется работать больше положенного рабочего времени. Вместо этого, постарайтесь максимально эффективно работать в свое рабочее время и вы наверняка скоро увидите, что в чем‑то превзошли своих конкурентов. Следите за своим рабочим временем, пресекайте попытки себя отвлечь.
Однако, не обманитесь, считая развернутую вами лихорадочную деятельность конкретными достижениями. Следуйте своему расположенному по приоритетам списку «Что сделать». Живите и цените каждый день своей жизни.
Секрет 15. Доводить начатое до конца
Одна из самых распространенных причин неуспеха — отказ от дела при первой же неудаче. Добившиеся успеха люди доводят до конца то, что начали. Обязательно подумайте, прежде чем взяться за дело, но, взявшись за него, выполняйте его с прилежанием, энергией и решимостью.
Настойчивость — великая сила. Не имея настойчивости, вы проиграете все, даже не начав игру. Воля и страсть — в правильном сочетании — дают неотразимый эффект. Почему‑то распространено заблуждение в отношении людей, скопивших огромные состояния: их считают какими‑то хладнокровными бандитами, жестокими и безжалостными. Их часто не понимают. Что у них действительно есть — так это сила воли, которая в сочетании с настойчивостью гарантирует достижение поставленной цели.
Большинство людей при первом признаке неудачи готовы сразу же отказаться от своих целей и намерений. И только очень немногие сражаются до конца, презрев все трудности, пока не добьются своего.
Отсутствие настойчивости — самая распространенная причина поражения. Опыт тысяч людей показывает, что отсутствие настойчивости — самое уязвимое место у абсолютного их большинства. Однако это такая слабость, которая может быть преодолена при некотором усилии с вашей стороны. Все будет зависеть лишь от силы вашего желания. Желание — единственный способ зажечь механизм настойчивости.
Настойчивость — прямой результат привычки, преображенной в черту характера. Сознание всегда впитывает в себя некоторую часть ежедневного опыта. Наиболее сильным лекарством от страха является вынужденное и многократное проявление смелости.
У кого нет настойчивости, тот не может и помышлять об успехе!
Полибий: «Некоторые люди отказываются от своих планов тогда, когда цель уже почти достигнута, а другие, напротив, добиваются победы, затрачивая в последний момент больше усилий, чем прежде». Вам выбирать — кем быть.
«Я не овца, которая нуждается в понукании пастуха. Я лев, и я отказываюсь жить с овцами и разделять их участь. Я не буду слушать тех, кто сетует и жалуется, потому что их болезнь заразительна. Их место — среди овец. Я буду упорствовать, пока не добьюсь успеха» (О. Мандино)
Секрет 16. Работайте на себя
Если ты работаешь на других, то не имеешь постоянной работы.
Богатые люди больше располагают своим временим, чем небогатыми. Так как большинство миллионеров являются владельцами собственного бизнеса или работающими на себя профессионалами, они сами составляют свой рабочий график. Даже руководители высшего звена корпораций в значительной степени располагают своим временем. Они получают задание, а как оно будет выполнено, зависит от них самих. Для рабочих на линии сборки или для водителей грузовиков это недоступно. Миллионерам платят за качество работы и результаты, в то время как большинство других людей находятся на почасовой оплате, на оплате за единицу произведенной продукции и так далее, поэтому и не имеют свободы распоряжаться собственным временем. Как прямая противоположность этому, экономический успех является прямой функцией способности распоряжаться своим временем и действиями.
Секрет 17. Одновременно делать только одно дело
Одной из причин, омрачающей существование и порождающей состояние неуверенности и тревоги, является нелепая привычка пытаться делать в одно и то же время несколько дел. Часто студент готовит курсовую и смотрит телевизионную передачу, бизнесмен вместо того, чтобы сосредоточиться на письме, которое диктует, думает еще о вещах, которые ему предстоит сделать сегодня или, быть может, в ближайшую неделю, и, сам того не замечая, пытается мысленно их осуществить. Опасность этой привычки редко осознают. Если нас бьет нервная дрожь, охватывает тревога при мысли об ожидающей нас огромной куче дел, то эти чувства вызывает не предстоящая работа, а позиция, которую можно коротко выразить так: «Я должен все это сделать сразу». И естественно, стараясь осуществить невозможное, человек начинает нервничать, метаться, приходить в отчаяние. Истина же в том, что мы в состоянии одновременно делать только одно дело. Усвоив в полной мере столь простую и очевидную истину, мы перестанем пытаться «делать в уме» одновременно все дела и будем сосредоточивать все свое внимание на том, чем мы в данный момент непосредственно занимаемся. При таком подходе мы сбросим напряжение, беспокойство и тревогу и сможем прекрасно продвинуться вперед.
(Роман Калугин "Законы выдающихся людей")
КОНЕЦ ЦИТАТЫ___________________________
No comments:
Post a Comment